Klachtenregeling
Hier leest u hoe u een klacht indient en wat er daarna gebeurt.
1. Waar kunt u over klagen?
U kunt een klacht indienen over iets dat Recherchebureau Matrix of een medewerker tijdens de werkzaamheden heeft gedaan of juist niet heeft gedaan.
2. Eerst bespreken als u dat wilt
U kunt het probleem eerst met uw contactpersoon bespreken, maar dat is niet verplicht. U mag ook meteen een formele klacht indienen. Houd er rekening mee dat de termijn van zes weken ondertussen blijft lopen.
3. Klacht indienen
Stuur uw klacht per e-mail naar info@recherchebureaumatrix.nl met als onderwerp Formele klacht. U hoeft geen ondertekende bijlage mee te sturen. Vermeld minimaal:
- uw naam en adres;
- de datum;
- een duidelijke omschrijving van de gedraging waarover u klaagt;
- de gronden waarop u bezwaar maakt;
- indien beschikbaar: dossiernummer en relevante bijlagen.
Als gegevens of een formele bevestiging ontbreken, laten wij dat weten. U krijgt dan twee weken om de klacht aan te vullen; de oorspronkelijke ontvangstdatum blijft daarbij vastgelegd. Gebeurt dat niet, dan kan de klacht buiten behandeling blijven.
4. Termijn en kosten
Dien uw klacht in binnen zes weken na de datum waarop de gedraging plaatsvond. Aan de behandeling zijn geen kosten verbonden. U ontvangt binnen twee weken na ontvangst een bevestiging.
5. Wat gebeurt er met uw klacht?
De directeur onderzoekt de klacht. Meestal nodigen wij u uit voor een gesprek. Wilt u dat niet, dan kan de klacht schriftelijk worden behandeld. U ontvangt binnen zes weken na ontvangst van de volledige klacht een schriftelijke beslissing.
Als de wet dit verplicht, sturen wij een kopie van de formele klacht naar de bevoegde dienst van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
6. Niet eens met de beslissing?
Bent u het niet eens met de beslissing, krijgt u geen beslissing of gaat uw klacht over de directeur? Dan kunt u binnen zes weken in beroep. In onze beslissing staat waar en hoe u dat doet.
Vermeld in uw beroep dezelfde gegevens als bij uw klacht. De klachtencommissie bevestigt de ontvangst, kan beide partijen horen en neemt volgens de standaardregeling binnen zes weken een beslissing.
7. Privacy en dossier
Klachtgegevens worden alleen gebruikt voor behandeling, kwaliteitsbewaking en wettelijke verplichtingen. Toegang is beperkt tot personen die bij de procedure betrokken moeten zijn. Bewaartermijnen volgen de toepasselijke wetgeving en onze privacyverklaring.